Skip to main content

Ms. Word – Cara buat label nama penerima surat massal


Daftar Isi

  1. Langkah 1 : buat penyimpanan data
  2. Langkah 2 : Buat Label
  3. Langkah 3 : Menggabungkan Label dengan data
  4. Langkah 4 : mengisi Label dengan Data

Tulisan ini sangat berhubungan dengan tulisan saya yang sebelumnya, yaitu

  1. ms-word-mail-merge-auto-surat
  2. ms-word-label-undangan-no-121

karena tulisan ini akan menggabunggabungkan kedua tulisan tersebut, silahkan kunjungi alamat tersebut untuk mengetahauinya lebih lanjut.

Sebagai contoh saya akan membuat label penerima surat beserta alamatnya, simak, perhatikan dan praktekkan contoh di berikut.

Langkah 1 : buat penyimpanan data.

penyimpanan data saya tetap menggunakan miksosof word, sebagai contoh saya membuat 5 penerima surat, kalian dapat membuat lebih banyaknya sesuai kebutuhan kalian. Lihat Gambar 1. pilih ribbon menu Insert dan tekan dropdown Table lalu pilih jumlah baris dan kolom sesuai keinginan kalian dan isi sesuai keinginan kalian dan simpan. lihat gambar 2.

Gambar 1. buat tabel
Gambar 2. Tabel data
lihat pada baris pertama, pada baris tersebut adalah nama kolom yang kalian buat dan akan dipanggil pada saat penggabungan dengan label yang kalian buat.
dan jangan pernah memberikan titel apapun di atas tabel karena itu akan mempengaruhi data tersebut. buatlah seperti contoh terlebih dahulu sebelum kalian berkreasi atau mencoba hal yang lainnya :) 

dan saya menyimpannya dengan nama data.docx, kalian juga sudah menyimpannya? dokumen tersebut kalian sudah bisa kalian tutup. Tahap pertama sudah selesai tahap kedua buat Tabel.

Langkah 2 : Buat Label.

Untuk lebih jelasnya kunjungi alamat ini

ms-word-label-undangan-no-121

Kalian sudah membacanya?

Buat dokumen baru dan terapkan cara pembuatan tabel pada link di atas, lihat gambar 3. Pilih ribbon menu Mailings, kemudian tekan dropdown Start Mail Merge dan pilih menu Labels… dan jendela label Option akan tampil. Lihat gambar 4

Gambar 3. buat label

Saya yakin pada tahap ini kalian sudah mengerti, pilih tabel yang kalian buat dengan mengikuti tutorial ms-word-label-undangan-no-121, Tabel buatan kalian pada opsi label vendor : other/custom. Lihat gambar 4.

Saya tidak menjelaskan bagaimana cara membuat labelnya, karena cukup panjang jadi saya menyertakan link untuk membuatnya... :)
gambar 4. tabel custom

bila kalian mengikuti tutorial ms-word-label-undangan-no-121 saya pastikan tampilan pada monitor kalian terlihat seperti gambar 5.

Gambar 5. tampilan label 121

Langkah pembuatan tabel telah selesai.

Langkah 3 : Menggabungkan Label dengan data

Bagaimana menerapkan mail merge kedalam tabel? Pertama letakkan kursor pada tabel pertama. Lihat gambar 6.

Gambar 6. kursor berada pada tabel pertama

Langkah penting selanjunya adalah menyematkan data yang kalian simpan kedalam tabel, caranya dengan memilih ribbon menu Mailings dan tekan dropdown menu Select Recipients lalu pilih Use an Existing List.... (lihat gambar 7) dan jendela pilih berkas akan tampil. lihat gambar 8. pilih dokumen yang kalian buat pada langkah 1.

Gambar 7. menu pilih data
Gambar 8. pilih dokumen data

bila telah ketemu tekan open. Apa yang berubah? lihat gambar 9. beberapa menu akan aktif pada ribbon mailings dan pada label buatan kalian akan terlihat tulisan <<Next Record>>, berarti kalian telah sukses menggabungkan label kalian dengan data yang kalian buat pada tabel tersebut.

Gamabr 9. Label dengan mail merge

Langkah 4 : mengisi Label dengan Data

Ahirnya pada tapat ini kerja kalian semakin nyata. Jika kalian sudah membaca tulisan ms-word-mail-merge-auto-surat , pasti kalian sudah mengeri cara megisi data ke dokumen. Caranya cukup gampang. pilih ribbon menu Mailings tekan dropdown menu insert merge field dan pilih field yang sesuai. lihat gambar 10.

Gambar 10. pilih field

karena pada tahap pertama saya telah membuat tabel dengan header No, Nama dan Alamat sehingga field yang tampil pun akan terlihat header tersebut, jika kalian membuat dengan nama yang lain pada field tersebut akan terlihat berbeda.

pilih field Nama dan kemudian pilih field Alamat, kenapa field nomor tidak saya pilih, karena field nomor saya gunakan sebagai penanda saja, nomor akan sangat berguna jika kalian akan membuat label dengan banyak penerima. lihat gambar 11.

Gambar 11. field dalam dokumen

Gambar diatas sudah terlihat jelas tampilannya kan, tapi kenapa bukan nama penerimanya yang terlihat? Kita akan sampai pada tahap tersebut, tapi sebelum itu kalian dapat merapikannya terlebih dahulu, buatlah labe kalian seperti gambar 12.

Gambar 12. Dokumen Label

Label kalian sudah terlihat seperti label surat kan.

Langkah selanjutnya bagaimana cara menggandakan field tersebut agar semua kolom pada label terisi? masih pada menu ribbon Mailings tekan Update Labels. lihat gambar 13. dan lihat perubannya pada gambar 14.

Gambar 13. update label
Gambar 14. Tampilan Label terupdate

Bagaimana menampilkan preview nama dan alamat yang dibuat? masih pada ribbon Mailings dan tekan Preview Results, previewnya pun akan terlihat. Lihat gambar 15 dan gambar 16.

Gambar 15. Menu preview label
Gambar 16. hasil preview

Untuk hasil ahirnya yaitu pencetakan masih pada menu Mailings terdapat satu dropdown menu lagi yaitu Finish & Merge, pada dropdown menu ini terdapat 3 pilihan menu yang telah saya tulis fungsinya secara singkat pada tulisan https://mesinketik.com/2019/06/20/ms-word-mail-merge-auto-surat/#finish.

pilihlah opsi pertama yaitu Edit Individual Documents untuk mengekstraknya ke dokumen baru. periksalah dan cetak seperti biasa. lihat gambar 17

Gambar 17. menu finish

Terima kasih…

Selamat berkarya…

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *