Ms. Word – Mail Merge (Surat massal)

Daftar Isi

• Apa yang mail merge dapat lakukan?
• Mulai mail merge
  1. buat penyimpanan data (basisdata)
     • Penyimpanan data dengan file excel
     • Penyimpanan data dengan file word
  2. Buat File Master
  3. Gabungkan File Data dan File Master
  4. Insert Data
  5. Finishing

Apa yang mail merge dapat lakukan?

Mail merge dapat mengelolah dokumen bukan cuma dokumen surat tetapi semua jenis dokumen, cara kerjanya dengan menyematkan data –contohnya menyematkan daftar nama penerima surat beserta alamatnya ke dalam dokumen surat– data yang akan disematkan disimpan harus disimpan terlebih dahulu. Karena pada konten mail merge lebih fokus ke persuratan maka secara default microsoft word telah menyediakan template database berupa data alamat yang dapat di isi ataupun langsung menyalinya informasi kontak dari akun outlock.

Namun terlepas dari itu semua microsoft word juga menyediakan penyematan melalui file yang terpisah dari dokumen surat yang dibuat, dan yang akan kita peraktekkan kali ini adalah penyematan yang menggunakan file terpisah dari dokumen surat.

Mulai mail merge

Saya yakin bila kamu menemukan halaman ini berarti kamu sudah tahu cara mengoperasikan microsoft word, dan saat ini saya menggunakan microsoft word versi 360, bila kamu menggunakan versi sebelum 2007 cara penerapan mail merge mungkin akan terlihat berbeda, tapi jangan buat hal ini menjadi masalah karena kolom komentar tetap ada untuk saling berbagi informasi, semangat.

Agar tidak bingung file tempat menyimpan data kontak akan di sebut dengan basisdata dan file tempan menyimpan surat akan saya sebut master surat.

1. buat penyimpanan data (basisdata)

Data yang disimpan adalah data yang natinya akan dipakai terus menerus, data yang dibuat juga harus mudah diperbaharui. Basisdata yang disimpan adalah file dengan extensi yang dikenali oleh microsoft word, inilah daftar extensi file yang dapat anda gunakan dalam pembuatan database untuk keperluan mail merge microsoft word yakni :

Tapi saya tidak akan membahas semuanya, cukup kalian tahu saja bahwa banyak extensi file yang dapat kalian gunakan sebagai tempat penyimpanan data untuk mengelola mail merge. Yang akan saya bahas cukup menggunakan file excel dan word saja. kenapa saya hanya menggunakan jenis file ini? yah jawaban nya di bikin sederhana saja, karena jenis file ini sangat populer di Indonesia. dan bagaimana cara membuatnyatnya ikuti langkah a untuk file excel dan b untuk file word.

Untuk mempermudah tutorial ini saya akan membuat contoh kasus yaitu kita akan membuat satu surat dengan banyak penerima dengan data nama penerima surat dan alamat penerima surat. Sebaga ilustrasi lihat tabel penerima surat berikut:

Tabel penerima surat

a. Penyimpanan data dengan file excel

Bila kalian tidak terbiasa dengan microsoft excel kalian langsung ke bagian b. penyimpanan data dengan file word. Lanjut ke topik, Lihat tabel penerima surat dan masukkan pada berkas ms. excel, lihat gambar berikut:

dan simpan dengan nama dan tempat yang kalian inginkan.

b. Penyimpanan data dengan file word

Berbeda dengan file excel pada file microsof word kalian harus membuat tabel terlebih dahulu sebagai tempat penyimpanan datanya. lihat gambar berikut:

saya tidak perlu lagi menjelaskan cara buatnya kalo masih belum mengerti secara singkatnya membuat tabel pada ms. word adalah sebagai berikut pilih menu insert ribbon menu table sesuaikan dengan kebutuhan dan isi data sesuai dengan kebutuhan juga. Jangan lupa disimpan dengan nama dan tempat yang kalian inginkan.

Sebagai contoh saya akan menempatkan file tersebut pada drive D:/surat dengan nama data.xlsx untuk file excel atau data.docx untuk file word.

cukup pilih salah satunya saja mau menggunakan file excel atau word, tapi karena ini tutorial saya akan menggunakan kedua file tersebut untuk menyimpan data penerima surat.

perhatikan gambar data.xlsx dan data.docx kedua file tersebut tidak memiliki embel header atau keterangan file apapun, lakukan seperti itu buat tabelnya polos seperti pada gambar.

Penyimanan data sudah berhasil kalian buat dan langkah selanjutnya kita akan membuat file master dan menggabungkan file data dan file master.

2. Buat File Master

File Master yang saya maksud disini adalah file surat yang di ketik pada berkas ms. word dan disimpan dilokasi dan tempat yang kalian ketahui. Sebagai contoh lihat gambar berikut

buat file seperti gambar diatas dan saya sendiri menyimpan dengan nama master.docx di drive D:/surat. Saya harap ilustrasi yang saya berikan dapat kalian mengerti, bila belum mengerti silahkan simpan jejak di kolom komentar. dan tahap penting berikutnya menggabungkan file data dan file master.

3. Gabungkan File Data dan File Master

Langkah ke tiga harus lebih detail cara penjelasannya biar pahamnya lebih kena. Posisi awal kalian telah membuka file master. lihat gambar file master surat. Untuk memanggil atau memasukkan file data kedalam file master lakukan langkah berikut pilih menu [mailings] dan tekan ribbon [select recipients] memu drop down recipients akan tampil, karena file data telah dibuat sebelumya jadi pilih pilhan yang kedua [use an existing list…], untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut.

Type a New List : bila kalian belum membuat file data atau belum memiliki file data Microsft Word telah menydiakan penyimpanan data yang terbilang sangat bagus, tetapi saya tidak terbiasa menggunakannya, kalian dapat mencoba.

Use an Existing List : saya akan menggunakan menu yang ini karena menu ini akan menghubungkan file master yang telah dibuat dengan data yang telah saya buat sebelumnya.

Choose from outlock Contacts : Bila anda memiliki akun email yang telah terhubung dengan ms.Outlock kalian dapat mencoba cara ini. 

Dialog Form Select Data Source akan tampil dan pilih data.xlsx jika kalian menggunakan data excel atau data.docx jika kalian menggunakan data word

Pilihan excel atau word sebagai penyimpanan data akan terlihat berbada pada saat penentuan data, bila file excel yang kalian gunakan saat pemilihan sumber data kalian akan di arahkan ke pemilihan sheet. pilih sheet dan tekan OK. Lihat gambar berikut

karena saya menggunakan cuma 1 sheet pada file data.xlsx sehingga pilihannya cuma 1 bila sheet pada ms.excel yang kalian buat banyak maka banyak pula pilinnya.

Bila data yang kalian gunakan berasal dari Ms.Word kalian tidak perlu memilih halaman, semua halaman akan digunakan, bila data telah dipilih berarti file data terlah terhubung dengan master surat. Dan tahap selanjutnya karena filenya telah terhubung saya cukup fokus saja pada file master.docx.

4. Insert data

Tahap berikutnya adalah memasukkan data ke master file. Lihat gambar berikut

letakkan kursor di posisi yang ingin disisipi, menu tetap pada posisi [mailings] pilih ribbon [Insert Merge Field] pilih list [nama] jika ingin memasukkan nama atau alamat jika ingin memasukkan alamat. lihat gambar untuk melhat hasil perubahan yang terjadi.

pada tahap ini kalian sudah sangat berhasil menggabungkan seutuhnya kedua file tersubut, selanjutnya tahap finishing

5. Finishing

Pada tahap ini file kalian telah siap, tapi sebelum cetak ada baiknya memeriksa file kalian terlebih dahulu. Yang biasa saya lakukan 1) lakukan preview dan cek semua file yang telah jadi, 2) edit dokumen jika masih terdapat kesalah, 3) print dokumen. Perhatikan gambar berikut

Masih tetap pada menu mailings, terdapat beberapa menu ribbon yang saya tandai, dan masing-masing menu tersebut saya uraikan sebagai berikut

a. menu ribbon preview Result

aktifkan tombol ini dan lihat perubahan yang terjadi, yang sebelumnya pada file master teerlihat nama field dari data akan terlihat sesuai dengan yang kalian ketik

b. Group Menu Navigasi

tekan tombol first untuk menuju ke record pertama, tekan tombol previous untuk kembali ke record sebelumnya, tekan next untuk melihat record berikutnya, tekan tombol last untu menuju ke record terakhir.

c. Menu Ribbon Finish & Merge

terdapat 3 (tiga) dropdown menu pada ribbon [finish & merge], [edit Individual documents…] tekan tombol ini dan file baru akan terbentuk yang akan menampilkan seluruh dokumen file merge yang telah dibuat. [print document] bila tombol ini kalian tekan pesan dialog pilihan halaman print akan tampil, pilih sesuai kebutuhan dan tekan ok proses print akan dijalankan. [send email messages] ini akan berfungsi bila terdapat alamat email pada data yang kalian buat.

bila anda ingin melakukan printing terhadap dokumen mail merge baiknya gunakan printing dari menu ribbon [finish & merge] jangan gunakan proses printing secara normal dengan menekan ctrl+p. jika kalian ingin melakukan printing seperti biasa baiknya buat dulu dokumen menggnakan [edit Individual documents...] dan kalian dapat melakukan printing seperti biasa.